Как выбрать подходящую систему управления обучением (LMS): пошаговое руководство

Команды по обучению и развитию часто сталкиваются с переломным моментом — ручное отслеживание больше не работает, таблицы не справляются с задачей, а учебные материалы хранятся в слишком многих местах. В этот момент возникает вопрос, как выбрать систему управления обучением ( LMS ), которая подходит организации, учащимся и целям.

Задача состоит не только в поиске подходящего программного обеспечения. Необходимо найти платформу, которая будет способствовать долгосрочному росту, интегрироваться с существующими инструментами и соответствовать меняющимся требованиям в области соблюдения нормативных требований. Фактически, по прогнозам, мировой рынок LMS будет вырасти с 13,9 млрд долларов (2024) до 50,1 млрд долларов к 2030 году, что подчеркивает растущий спрос на надежные решения для обучения.

Независимо от того, занимаетесь ли вы обучением новых сотрудников, повышением квалификации команд в разных регионах или управлением сертификатами в регулируемой отрасли, правильная платформа для обучения поможет вам сделать больше — с меньшими затратами ручного труда.

Выбор системы управления обучением поначалу может показаться сложной задачей. Однако структурированный подход упрощает каждый шаг.

1. Прежде чем оценивать варианты LMS, определите свою аудиторию и цели обучения, чтобы обеспечить соответствие потребностям организации.

2. Сосредоточьтесь на основных функциях, таких как создание контента, отслеживание прогресса и безопасность, которые напрямую поддерживают ваши ежедневные рабочие процессы.

3. Учтите общую стоимость владения, включая внедрение, обслуживание и потенциальные потребности в локализации.

4. Протестируйте удобство использования с помощью практических демонстраций как для администраторов, так и для конечных пользователей, чтобы обеспечить принятие системы.

5. Планируйте масштабируемость в разных регионах с возможностью использования многоязычного контента для поддержки глобальных команд.

6. Установите четкие роли внедрения и сроки запуска, чтобы сохранить динамику во время перехода.

LMS — это платформа, созданная для предоставления, отслеживания и управления программами обучения в рамках обучения и развития (L&D) компании. Организации используют платформы LMS для обучения новых сотрудников, назначения курсов и отслеживать результаты обучения в разных командах.

Например, отделы кадров часто назначают новым сотрудникам модули предварительной подготовки после подписания контрактов. Менеджеры по обеспечению соответствия используют инструменты LMS для отслеживания прохождения обязательного обучения по таким стандартам, как Общий регламент по защите данных (GDPR), Закон о правах семьи на образование и конфиденциальность (FERPA) или 21 CFR Part 11.

Платформы LMS также помогают командам управлять периодическими сертификациями, автоматизировать курсы повышения квалификации и создавать отчеты об обучении по запросу. Эти функции аудита и отчетности играют ключевую роль в обеспечении соответствия нормативным требованиям в регулируемых отраслях или в государственном секторе.

Короче говоря, правильно выбранная LMS поддерживает структурированное обучение в больших масштабах, одновременно снижая ручные затраты для администраторов.

Существует множество поставщиков LMS, каждый из которых предлагает программную платформу с различными преимуществами и недостатками. Некоторые из них ориентированы на различные отрасли, например, электронную коммерцию, здравоохранение или высшее образование. Другие пытаются выделиться благодаря различным функциям или возможностям настройки. Для достижения оптимальных результатов необходимо тщательно продумать, какой поставщик LMS поможет вам наилучшим образом достичь ваших целей.

Во-первых, это помогает систематизировать свои мысли относительно поставленных целей и пользовательского опыта: кто будет использовать платформу, как часто и с какой целью. Структурированный подход упрощает принятие решений и снижает риск упустить из виду важные требования.

Далее, сравнение инструментов становится проще, если есть чек-лист. Функции, модели ценообразования, масштабируемость и поддержка клиентов варьируются, поэтому определение приоритетов на раннем этапе может сэкономить время при оценке.

Затем рассмотрите полный жизненный цикл платформы — от внедрения до долгосрочного использования. Вариант, который сегодня кажется полезным, со временем может оказаться неэффективным, если впоследствии приоритетом станет локализация или многоязычный контент.

Наконец, последовательный обзор каждого шага способствует более уверенному процессу выбора. Следующий раздел начинается с определения вашей аудитории и увязки целей обучения с измеримыми результатами.

Во-первых, часто бывает полезно определить, для кого предназначена система LMS. Каковы конкретные потребности ваших пользователей в области обучения? Какие методы оценки вы будете использовать для оценки прогресса учащихся?

Начинается все с определения всех заинтересованных сторон, включая руководителей, администраторов и учащихся. Обучение сотрудников — типичное, но не единственное применение LMS. Некоторые команды сосредоточены на внутренних сотрудниках, а другие также обучают партнеров или клиентов. Каждая группа имеет свои ожидания, часовые пояса и привычки обучения.

Далее, полезно связать каждую аудиторию с конкретным результатом. Например, при адаптации новых сотрудников можно сосредоточиться на сроках выполнения задач, а при обучении сотрудников службы поддержки клиентов — на сокращении количества нерешенных запросов или увеличении популярности продукта.

Кроме того, команды часто отслеживают такие цели, как показатели завершения обучения, время адаптации новых сотрудников или прогресс в различных отделах. Заранее определив критерии успеха, можно упростить выбор функций и оценку их влияния в дальнейшем.

Потенциальные заинтересованные стороны и цели могут включать:

1. Сотрудники : адаптация, соблюдение нормативных требований, повышение квалификации

2. Партнеры : знание продукта, сертификация, согласование бренда

3. Клиенты : обучение по использованию, обновления функций, самообслуживание

Еще одним фактором, который следует учитывать, является возраст вашей аудитории. Современные курсы обучения сотрудников используют адаптивное обучение, в котором с помощью искусственного интеллекта для каждого пользователя создается индивидуальный учебный план в зависимости от его прогресса. Однако, если ваша целевая аудитория состоит из людей старшего возраста, возможно, более подходящим подходом будет сочетание высокотехнологичных инструментов и традиционного очного обучения (известное как смешанное обучение).

На этом этапе полезно сосредоточиться на функциональности — на том, что платформа должна на самом деле делать для вашей команды. Некоторые функции будут использоваться ежедневно, а другие — для долгосрочного отслеживания, повторное использование контента или интеграцию с другими инструментами.

Подумайте о том, какой опыт обучения вы хотите получить, и какая LMS может его обеспечить. Например, если ваш идеальный учебный контент включает в себя игровые элементы и интерактивные элементы, такие как викторины и таблицы лидеров, убедитесь, что выбранная вами LMS поддерживает такой тип курсового контента.

Также полезно учитывать время, которое учащиеся будут тратить на изучение материала. Один из способов сделать это — использовать традиционную организацию занятий в классе, выделяя на каждый урок около часа. Такой подход структурирован, но негибкий. Если ваши учащиеся находятся в разных местах и часовых поясах, вы можете попробовать LMS, которая поддерживает микрообучающий контент, такой как короткие (5-15 минут) вебинары или интерактивные задания, которые можно выполнять на мобильных устройствах.

Рассмотрим:

1. Контент инструменты для создания контента : полезны для создания и обновления учебных материалов без перехода на другую платформу или привлечения третьих лиц. Команды могут управлять созданием курсов внутри компании и поддерживать актуальность материалов.

2. Отслеживание прогресса и отчетность: помогает администраторам контролировать завершение учебных курсов, отслеживать количество зарегистрированных участников, выявлять пробелы и соблюдать требования нормативных документов. Экспортируемые отчеты также могут использоваться для аудита или внутренних проверок.

3. Интеграция с существующими инструментами: многие команды уже используют информационные системы управления персоналом (HRIS), платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или библиотеки контента для электронного обучения. Проверьте совместимость с распространенными форматами файлов, такими как таблицы Excel (.xls), Google Docs и PDF. Прямая интеграция сокращает повторяющуюся работу и обеспечивает согласованность данных.

4. Функции безопасности и соответствия нормативным требованиям: важны при работе с данными сотрудников или клиентов, особенно в разных регионах. Ищите варианты, которые поддерживают Общий регламент по защите данных (GDPR) и контроль доступа.

Если вы используете устаревшие учебные материалы, убедитесь в поддержке таких форматов, как SCORM или Experience API ( xAPI ). Совместимость со стандартными типами файлов учебных материалов может сократить объем переделок и ускорить внедрение.

Затем рассмотрите модель ценообразования, которая вам подходит, и определите полную стоимость владения — не только стоимость подписки.

Некоторые программы LMS являются открытыми и бесплатными. Однако открытые LMS не имеют единого поставщика, поэтому поддержка может быть минимальной. Вы же не хотите искать ответы на свои вопросы на малоизвестных форумах разработчиков.

Для предприятий лучше всего выбрать проверенного поставщика LMS, который предлагает план оплаты. Ежемесячные или ежегодные сборы — это только одна часть. Настройка, обучение и поддержка могут со временем увеличить общую сумму.

Кроме того, повторяющиеся задачи, такие как управление пользователями или обновление контента, могут повлиять на рентабельность инвестиций (ROI). Если эти задачи требуют ручной работы или внешней помощи, платформа может замедлить, а не ускорить прогресс.

1. Стоимость подписки зависит от количества пользователей, объема хранилища или уровня функциональности.

2. Затраты на внедрение могут включать помощь в освоении, интеграцию или миграцию данных.

3. Текущее обслуживание включает административные затраты, обновление контента и время реагирования службы поддержки.

Что касается соблюдения нормативных требований, у разных команд могут быть разные потребности. Например, команды по управлению персоналом или обучению и развитию, работающие в Европейском союзе, часто проверяют готовность к GDPR. Команды в сфере здравоохранения или биотехнологий могут искать поддержку 21 CFR Part 11, которая применяется к электронным записям. В федеральных учреждениях США для облачных инструментов иногда требуется FedRAMP (Федеральная программа управления рисками и авторизацией).

Наконец, часто бывает полезно поинтересоваться, как LMS обрабатывает журналы аудита, разрешения пользователей и хранение данных. Эти функции могут сэкономить время при проведении нормативных проверок и снизить риски при масштабировании в разных регионах.

На этом этапе часто бывает полезно составить короткий список потенциальных поставщиков LMS на основе ранее определенных приоритетов. Модели поддержки, удобство интерфейса и долгосрочная масштабируемость варьируются даже среди внешне похожих платформ.

Чтобы облегчить принятие решения, попросите предоставить отзывы клиентов или примеры из практики аналогичных организаций. Такая информация поможет понять, как платформа работает на практике, а не только в рекламных проспектах, особенно в том, что касается внедрения, оперативности и обновлений.

1. Варианты поддержки и обучения: наличие службы поддержки клиентов, помощи при внедрении и документации

2. Масштабируемость планов: возможность справляться с ростом числа пользователей, регионов и типов контента

3. Отзывы клиентов: примеры успешных внедрений в аналогичных отраслях или командах аналогичного размера

Затем, запросив практическую демонстрацию или пробную версию, можно понять, как платформа работает на практике. Сосредоточьтесь на основных рабочих процессах — назначении контента, отслеживании прогресса и создании отчетов. Обратите внимание на пользовательский опыт ; если задачи занимают больше времени, чем ожидалось, или кажутся скрытыми за меню, это плохой знак. Хорошая LMS должна быть интуитивно понятной с самого начала.

Наконец, лучше всего привлечь к процессу демонстрации как администраторов, так и учащихся. Каждая группа будет взаимодействовать с платформой по-разному, поэтому ранние отзывы часто выделяют наиболее важные функции.

Со временем в вашу систему обучения может войти больше учащихся, курсов и регионов. Поддержка такого роста часто требует не только добавления пользователей, но и обслуживания контента, управления обновлениями и обеспечения постоянной поддержки всех команд.

Кроме того, доступность языка может повлиять на то, насколько эффективно учащиеся вовлечены в обучение. Предложение контента на нескольких языках помогает поддерживать пользователей в разных регионах и снижает путаницу во время вводного обучения или обучения по вопросам соблюдения нормативных требований.

1. Многоязычный контент рабочие процессы помогают поддерживать согласованность между языками

2. Инструменты искусственного интеллекта для перевода, такие как Smartcat поддерживают более быструю локализацию с помощью повторно используемых ресурсов и терминологии, специфичной для бренда

3. Циклы обратной связи от рецензентов со временем улучшают качество перевода за счет уточнения тона, точности и ясности

Платформа управления переводами, такая как Smartcat, может помочь в этом, предоставляя общий доступ к библиотеке контента с локализованными версиями, что позволяет сократить объем повторной работы при обновлении учебных материалов. Когда контент подвергается контролю версий и доступен для поиска, команды могут работать быстрее, не дублируя усилия. Кроме того, встроенные интеграции с популярными решениями LMS, такими как Articulate, iSpring , Adobe Captivate и Whatfix оптимизируют локализацию даже из LMS, которые могут не иметь отличной встроенной поддержки.

Во-первых, распределение обязанностей помогает избежать путаницы после запуска платформы. Команды часто назначают владельца проекта, человека, ответственного за поддержку, и нескольких человек, которые занимаются обновлением курсов. Составление графика внедрения с контрольными точками также может упростить координацию между отделами.

Затем, тестирование учебной платформы с небольшой группой позволяет командам проверить эффективность контента перед запуском в масштабах всей организации. Отзывы на этом этапе часто выявляют проблемы с навигацией, понятностью курса или отслеживанием, что дает время для корректировки перед масштабированием.

Кроме того, когда в обучении участвуют пользователи из разных стран, предоставление локализованного контента может повысить уровень участия. Перевод учебных материалов с помощью ИИ-перевода помогает сделать обучение более доступным, не замедляя сроки его проведения.

1. Заранее распределите роли : владелец проекта, администратор, создатель контента, рецензент

2. Используйте пилотную группу : соберите отзывы и внесите корректировки перед полным запуском

3. Переведите контент : поддержите команды в разных регионах с помощью локализованного электронного обучения

Наконец, ведение общей библиотеки курсов помогает командам последовательно обновлять и повторно использовать учебные материалы. Централизованный контент также упрощает применение обратной связи и обеспечение согласованности между языками.

Во-первых, использование LMS обеспечивает единообразное обучение во всех командах. Оно помогает систематизировать учебные материалы, назначать курсы и отслеживать их завершение без необходимости использовать цепочки писем или общие папки.

Кроме того, многие команды используют LMS для управления обучением, связанным с соблюдением нормативных требований. Такие функции, как автоматические сроки, отслеживание прогресса и загружаемые отчеты, помогают обеспечить актуальность записей для аудитов или проверок.

В результате адаптация новых сотрудников становится более эффективной. Новые сотрудники могут получить доступ к необходимому контенту в первый же день, а менеджеры могут отслеживать важные показатели на протяжении всего процесса обучения без необходимости вручную контролировать его ход.

Аналогичным образом, многоязычная поддержка позволяет глобальным командам работать с одними и теми же учебными материалами. С помощью инструментов искусственного интеллекта для перевода контент можно быстро адаптировать для разных языков, что помогает учащимся с самого начала чувствовать себя более поддерживаемыми.

Следуя этому руководству, вы сможете сузить круг вариантов, которые действительно подходят для ваших задач в области обучения. Каждый шаг помогает составить более четкое представление о том, что практично внедрить и поддерживать, особенно когда потребности в обучении растут в разных отделах или регионах.

Многоязычное обучение становится все более актуальным по мере глобального расширения команд. Перевод контента электронного обучения с помощью искусственного интеллекта и проверки человеком может способствовать более быстрому внедрению и более активному вовлечению. Это особенно полезно при адаптации новых сотрудников или проведении обучения по вопросам соблюдения нормативных требований на нескольких языках.

Конкретный пример: Clarins

Clarins, мировой лидер в области красоты, использовал Smartcat для преобразования своих цифровых учебных процессов. Благодаря централизации рабочих процессов локализации и использованию адаптивного искусственного интеллекта Smartcat, Clarins сократил сроки выполнения заказов, повысил точность переводов и унифицировал свой глобальный учебный контент. Теперь их глобальная команда по обучению персонала розничной торговли проводит единообразные, соответствующие бренду тренинги на более чем 12 языках, вооружая сотрудников на передовой линии знаниями, необходимыми для успеха.

Расширьте возможности учебных групп с помощью искусственного интеллекта Smartcat, разработанного экспертами

Платформа Smartcat на базе искусственного интеллекта преобразует процесс создания, перевода и предоставления глобального учебного контента. Созданная для команд по обучению и развитию, она обеспечивает интеллектуальную автоматизацию контента с помощью экспертных агентов искусственного интеллекта, которые постоянно учатся и адаптируются. Это сокращает ручную работу, обеспечивает единообразие бренда и ускоряет предоставление обучения в разных регионах, одновременно поддерживая многоязычные потребности в обучении в больших масштабах. Бесплатная 15-дневная пробная версия Smarcat позволяет протестировать платформу.

Как правило, хорошая система управления обучением ( LMS ) соответствует потребностям пользователей и целям организации. Она позволяет командам эффективно управлять обучением, четко отслеживать прогресс и поддерживать учащихся в разных местах.

Кроме того, поддержка интеграции, локализации контента и отслеживания соответствия требованиям может упростить долгосрочное использование.

На раннем этапе полезно оценить несколько аспектов: удобство использования, инструменты для создания контента, отслеживание успеваемости учащихся и возможности отчетности. Совместимость с существующими инструментами и поддержка искусственного интеллекта в переводе также могут сократить объем ручной работы по мере расширения масштабов использования.

Функции защиты данных и соответствие нормативным требованиям, например, соответствие GDPR, часто влияют на окончательное решение.

Команды, работающие в разных часовых поясах, получают преимущества от платформ, которые поддерживают асинхронное обучение и гибкий доступ.

В этом могут помочь LMS-решения, поддерживающие мобильное обучение (курсы, которые можно проходить на мобильных устройствах, таких как смартфоны и планшеты). Уведомления в режиме реального времени и отслеживание прогресса с помощью таблиц лидеров также помогают учащимся, находящимся в разных местах, не отставать от графика.

Аналогичным образом, локализованный учебный контент может снизить путаницу и повысить вовлеченность команд в разных регионах.

Ответственность за это часто возлагается на отделы обучения и развития (L&D), кадров (HR) или информационных технологий (IT). Они занимаются настройкой, интеграцией и первоначальным обучением.

В зависимости от того, как используется LMS, обновления контента и поддержка пользователей могут со временем распространяться на все отделы.