Основные ошибки локализации и как их избежать

Менеджеры по локализации устали от кликов — однообразной рутинной работы день за днем, не оставляющей времени на оптимизацию и контроль качества, потому что они часто вынуждены работать в спешке, чтобы успеть выполнить поставленные задачи. Ниже приведены некоторые из самых серьезных ошибок, которые допускают менеджеры по локализации, а также несколько идей о том, как их исправить.

Менеджеры по локализации выполняют чрезвычайно сложную, но увлекательную междисциплинарную работу, которая требует знаний в различных областях: ИТ, лингвистика, финансы и даже управление персоналом. Они занимаются проектами, бюджетами, рабочими процессами и коммуникацией с клиентами, а также сотрудничают с множеством международных специалистов. Имея четкое представление об аудитории компании или клиента, они стремятся предоставить переводы, которые будут соответствовать целевым регионам.

Поэтому менеджеры по локализации должны обладать организаторскими способностями библиотекаря и планирующими навыками армейского генерала. Даже имея в своем распоряжении все необходимое, они иногда сталкиваются с проблемами из-за отсутствия надлежащего планирования, коммуникационных практик, инструментов и отчетности.

Менеджеры по локализации обычно находятся под давлением, вынужденные брать на себя все больше работы и соблюдать — или даже ускорять — сроки выполнения нескольких проектов. Поэтому для достижения успеха очень важно быть уверенным в выполнимости задачи. Менеджеры по локализации, которые отвечают на запросы «Возможно» или «Посмотрю, что можно сделать», могут обречь себя на месяцы стресса. Когда вы говорите «Да», это не должно быть спонтанной реакцией. Сначала рассмотрите объем проекта. Как менеджер по локализации, вы должны знать, сколько времени обычно занимают задачи. Если вы этого не знаете, вам будет сложно ответить на вопрос. Вы сможете лучше понять это, если будете постоянно отслеживать количество часов, затраченных на каждый тип задачи, или спрашивать специалистов, например переводчиков, корректоров, дикторов.

После оценки продолжительности проекта постарайтесь не называть конкретную дату. Вместо этого укажите диапазон, который включает запас прочности как для срока сдачи, так и для бюджета. Например, добавив две недели или дополнительные 500 долларов, вы избавите себя от беспокойства по поводу слишком длительного срока или перерасхода средств. Основной заинтересованный участник будет доволен скоростью или «сэкономленными» деньгами.

Последнее, чем вы хотите заниматься как менеджер по локализации, — это выполнять рутинную работу по нажатию кнопок, заполнению форм, загрузке и скачиванию файлов и другим бессмысленным и трудоемким задачам. Именно поэтому вам необходимо максимально использовать возможности технологий. Некоторые системы предоставляют вам рабочие процессы и все необходимые инструменты для:

• назначения задач,

• предоставления инструкций,

• расчета бюджетов и

• поиска переводчиков и других видов наемных работников.

В последнее время появилось все больше облачных инструментов для управления локализацией, которые отвечают этим требованиям. Веб-системы управления переводами (TMS) — отличное решение благодаря возможности совместной работы, более выгодным ценам и более частым обновлениям по сравнению с традиционными программами, которые нужно устанавливать на компьютер. Например, Smartcat — это универсальная облачная платформа, которая сокращает ручную работу менеджеров по локализации в 10 раз по сравнению с традиционным сочетанием TMS, CAT и электронных таблиц, используемым поставщиками языковых услуг. Ее централизованная и всеобъемлющая настройка избавляет вас от необходимости постоянно переключаться между каналами, вкладками и другими инструментами, а функция распределения проектов с помощью технологий распределяет задания фрилансерам и поставщикам на 30 % быстрее, чем электронная почта. После перехода с ручной системы на облачную TMS, EthnoLink LSP сообщила о 24% средней экономии затрат и сокращении сроков выполнения проектов.

Какой бы инструмент перевода вы ни использовали, убедитесь, что он облегчит вам жизнь. Составьте список своих самых больших проблем и протестируйте программное обеспечение в режиме реального времени — не ограничивайтесь только чтением об особенностях. Проверяйте свой список по мере прохождения и посмотрите, каков будет результат после оценки. Возможно, вы также найдете некоторые функции, о которых даже не подозревали, что они вам нужны!

Пусть наше заранее выраженное беспокойство превратится в заранее выраженное мышление и планирование.
~ Уинстон Черчилль

Возможно, вы даже не осознаете, что делаете это, но многие из нас планируют дела в голове и думают, что смогут их запомнить. Однако это становится все труднее, когда у вас есть 100 задач с разными уровнями приоритетности, которые нужно делегировать.

План и рабочий процесс имеют решающее значение для успешной и своевременной реализации проекта. Они позволяют показать вашей команде, что от них ожидается, дают обзор для вашего менеджера и даже служат презентацией для продажи ваших услуг потенциальным клиентам. Smartcat предлагает необходимые организационные инструменты с рабочими процессами в режиме реального времени, которые вы можете настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Спланируйте проект, чтобы не забыть ничего важного.

Вы можете быть умным человеком, но вы не можете знать все тонкости работы каждого сотрудника. Командная работа и вовлечение членов команды в планирование повысят вероятность успеха. Некоторые менеджеры пытаются составить весь план самостоятельно, но они будут еще более эффективны, если прислушаются к мнениям и опыту других профессионалов. В конце концов, именно они будут выполнять эту работу. Учет их мнений поможет им принять проект и почувствовать свою причастность к нему.

Вам не нужно консультироваться с внутренней командой переводчиков — свяжитесь с фрилансерами через онлайн-сообщества, чтобы получить нужную информацию. Например, Smartcat объединяет процветающее сообщество со множеством заинтересованных профессионалов, готовых обмениваться идеями.

«Самая большая проблема в общении — это иллюзия, что оно состоялось».

~ Джордж Бернард Шоу

Вы когда-нибудь слышали фразу «если ты предполагаешь, ты делаешь из себя и меня дураков»? Это выражение очень подходит для менеджеров по локализации. Чем больше инструкций вы даете, тем лучше. Чем яснее ваши пожелания и намерения, тем точнее будут результаты.

Слишком часто менеджеры по локализации дают переводчикам мало инструкций или не дают их вовсе, а потом удивляются, что получили результат, отличный от ожидаемого. Иногда это происходит из-за неопытности, но даже опытные профессионалы пропускают этот шаг, когда не хватает времени. Переводчики могут понять только то, что можно понять из контекста. Предположения увеличивают объем работы, которую придется переделывать.

В худшем случае проект проваливается. Исследование показало, что 29% проектов терпят неудачу из-за плохой коммуникации.

Вот несколько ресурсов, которые вы можете предоставить языковым специалистам для получения необходимой информации:

• Рекомендации: языковые предпочтения и руководства по стилю.

• Контекст: скриншоты, примеры или интеграция CMS.

• Глоссарии: технические термины, брендовые термины и варианты написанияions.

• Описание целевой аудитории (персонаж клиента): для кого пишет переводчик и как он может сформировать текст, чтобы он был наиболее эффективным?

• Документация по брендингу компании: культура компании, ценности и т. д.

Smartcat предлагает возможность добавлять стилевые руководства, справочные материалы и комментарии для инструкций по конкретным задачам. Встроенная функция чата и комментарии к сегментам отлично подходят для ответов на вопросы.

Анализ ваших проектов поможет вам и вашей команде расти и совершенствоваться в будущих задачах. К сожалению, многие менеджеры по локализации пропускают этот этап в жизненном цикле проекта, часто из-за нехватки времени. Если у них и есть какие-то выводы, они не всегда делятся ими. «Война с ошибками» должна быть главной задачей менеджера по локализации.

Ретроспектива с участием всей команды — или, по крайней мере, всех руководителей команд — является отличным способом исправить прошлые ошибки. Менеджер по локализации должен способствовать тому, чтобы все участники проекта делились своими отзывами о том, что следует делать больше или меньше, а что прекратить или начать делать.

Для оценки различных измеримых показателей проекта, таких как производительность, скорость, стоимость и качество, Smartcat имеет в своем арсенале несколько инструментов. Отчеты Team Performance Intelligence позволяют увидеть, насколько вы были продуктивны, и отслеживать прогресс с течением времени, а встроенные функции контроля качества показывают количество ошибок в терминологии, пунктуации, датах и т. д.

Используя инструменты для сокращения количества повторяющихся задач, мониторинга хода проекта и оценки результатов, менеджеры по локализации могут вернуться к приятной части своей работы, такой как локализация и оптимизация качества, и даже время от времени наслаждаться перерывами.

Разве это не то, к чему стоит стремиться? Убедитесь в этом сами без каких-либо обязательств — попробуйте Smartcat сегодня.