Как легко локализовать Google Docs

Google Docs — это незаменимый инструмент для огромного числа компаний по всему миру. Простота использования, возможность совместной работы и обмена файлами делают его идеальным решением для удаленных команд, особенно в условиях продолжающихся ограничений, связанных с COVID-19.

Однако когда дело доходит до использования этого инструмента для перевода ваших документов Google Docs, процесс может стать довольно утомительным. Это неудивительно — Google Docs не был разработан с этой целью. Вам придется вручную загружать документы, отправлять их переводчикам, получать переводы, загружать их куда-то и т. д. В качестве альтернативы вы можете попросить их добавлять версии на своем языке в один и тот же документ, который в конечном итоге становится громоздким и сложным для отслеживания.

Есть еще одна важная проблема: что делать, если в документ впоследствии будут внесены изменения? Такое часто происходит во время активного сотрудничества и реализации проектов WIP.

В этой статье мы расскажем, как мы сами преодолеваем эти проблемы в Smartcat с помощью непрерывного процесса локализации, и как вы можете сделать то же самое для своих документов Google Docs.

Вот наша папка в Google Drive, где мы храним все исходные документы на английском языке:

Сами документы Google хранятся в подпапках. Например, вот фрагмент папки «guides», используемой для хранения различных руководств, технических документов и т. д. (Чтобы было понятно — структура каталогов папок полностью зависит от вас, она должна максимально соответствовать вашим потребностям.)

Каждая папка содержит как исходную, так и переведенную версии документа, обозначенные суффиксами, основанными на языке:

• (src) = исходный (например, английский) документ, созданный копирайтерами

• (ru) или любой другой языковой код = переведенная версия, автоматически загруженная нашим инструментом автоматизации локализации

• (keys) = специальная версия документа, которая позволяет лингвистам просматривать контекст (подробнее об этом позже)

Внутри каждого документа вы увидите обычный документ Google, с одним отличием: в самом начале есть специальная строка, которая «сообщает» нашему плагину, на какие языки следует переводить этот документ:

Каждый час наш плагин синхронизации отправляет все исходные тексты из всех файлов во всех подпапках в общей папке в заранее настроенный проект Smartcat:

Настоящая прелесть этой функции заключается в синхронизации. Допустим, у вас есть переведенный документ Google, в который вы или копирайтер внесли несколько правок. Документ обновляется в Smartcat, и переводчики, работающие над ним, получают обновления в файле перевода.

По сути, копирайтеры могут продолжать работать над документом, пока лингвисты его переводят. Таким образом, даже если в документе, уже отправленном лингвистам для работы, были внесены изменения, они смогут продолжить свою работу без каких-либо проблем. (Файл обновляется в начале каждого следующего часа, например, в 17:00, 18:00 и т. д., чтобы изменения не были слишком частыми и не мешали работе.)

Но вот что нам нравится больше всего: Когда лингвисты работают над переводом, они могут ссылаться на каждый конкретный сегмент текста в исходном документе, используя панель предварительного просмотра в контексте:

(В настоящее время виден только исходный текст, а перевод отсутствует, но мы работаем над реализацией этой функции в одном из будущих выпусков. Вы также могли заметить, что текстовые сегменты разделены по абзацам, а не по предложениям. Это сделано намеренно: перевод маркетинговых текстов предложение за предложением может привести к плохим результатам. Таким образом, мы даем нашим переводчикам больше творческой свободы и контекста.)

Теперь, после перевода документа, плагин возвращает его на ваш Google Drive во время следующей синхронизации:

Важно не вносить никаких изменений в сам целевой документ Google, так как они будут удалены при следующей синхронизации. Синхронизация может быть выполнена двумя способами:

• Лучший способ: внесите изменения в документ Smartcat. Это гарантирует, что все ваши переводческие памяти будут обновлены с соответствующими переводами

• Более простой способ: создайте копию целевого документа Google, переместите ее в другую папку для удобства и продолжайте работу там

Мы все еще готовим полноценную инструкцию, чтобы вы могли самостоятельно настроить процесс локализации Google Docs с помощью Smartcat, поэтому следите за обновлениями этой статьи. При этом мы с удовольствием создаем для наших клиентов расширенные рабочие процессы локализации. Если вы не хотите ждать, просто свяжитесь с нами, и мы вам поможем!