Как быстро перевести текст документа Word с помощью искусственного интеллекта

Нужно перевести контент из документов Word? Это может показаться сложной задачей, особенно если вы хотите обеспечить точность, согласованность и культурную релевантность. Документы Microsoft Word также известны своей сложностью в работе из-за скрытых символов, интервалов и других проблем форматирования, которые могут сбить с толку даже опытных пользователей MS Office.

К счастью, с помощью языковой платформы, такой как Smartcat, вы можете перевести весь документ всего за несколько простых шагов с помощью нашего агента перевода документов. 

Документы лежат в основе практически любого рабочего процесса, но их ручной перевод отнимает много времени и чреват ошибками. Этот агент избавляет от необходимости копировать-вставлять, исправлять форматирование и пересылать документы туда-сюда, благодаря чему команды могут работать быстрее и масштабироваться без ущерба для качества.

В этом руководстве мы расскажем вам, как использовать агент перевода документов. Мы также дадим несколько советов по локализации документов Word, чтобы ваш проект нашел отклик у целевой аудитории и соответствовал местным лингвистическим и культурным нормам.

• С помощью агента перевода документов Smartcat вы можете переводить документы Word за считанные минуты, просто загрузив файлы и запустив перевод с помощью ИИ, сохранив при этом форматирование, структуру и стиль бренда.

• ИИ-перевод в сочетании с рабочими процессами рецензентов и терминологическими глоссариями обеспечивает точную локализацию, соответствующую бренду.

• Переводя контент на родной язык целевой аудитории, компании могут повысить релевантность бренда, укрепить доверие и, в конечном итоге, стимулировать рост как на местных, так и на международных рынках.

Библиотека ИИ-агентов Smartcat создана для наиболее распространенных рабочих процессов по созданию контента, переводу и автоматизации. Эти агенты готовы к использованию без настройки, поэтому команды могут быстро приступить к работе.

Эти агенты устраняют повторяющиеся задачи и оптимизируют повседневные рабочие процессы, помогая командам быстрее создавать и запускать контент с меньшим количеством ручной работы и инструментов. Smartcat предлагает быстрый и экономичный способ перевода более 80 типов файлов, включая Microsoft Word. Вот как переводить документы Word в Smartcat, шаг за шагом:

Регистрация в Smartcat занимает всего несколько секунд. После создания учетной записи войдите в систему, используя свои учетные данные, чтобы приступить к работе.

Начните с создания нового проекта в Smartcat. Для этого необходимо указать такие детали проекта, как исходный и целевой языки, название проекта и любые специальные инструкции для рецензентов. Создание проекта позволяет создать централизованное пространство для всех действий по переводу и редактированию, что упрощает управление проектом.

Выбор подходящего рабочего процесса создает основу для бесперебойного перевода. Smartcat предлагает различные варианты рабочих процессов, но для оптимальной эффективности и качества мы рекомендуем рабочий процесс «ИИ + редактирование». Этот рабочий процесс сочетает в себе скорость перевода с помощью ИИ Smartcat и проверку человеком в режиме реального времени, что обеспечивает точность и минимизирует время выполнения заказа.

После настройки проекта загрузите или перетащите документы Word, которые хотите перевести. 

Вы также можете загрузить справочные файлы, такие как глоссарии, руководства по стилю или предыдущие переводы, чтобы предоставить контекст для технологии искусственного интеллекта и рецензентов. Загрузка всех соответствующих файлов гарантирует, что рецензенты будут иметь доступ к необходимым ресурсам для точной локализации.

Функция AI-перевода Smartcat позволяет быстро создавать первоначальные переводы. Выберите опцию AI-перевода документа Word, и Smartcat предоставит вам для проверки переводы, созданные с помощью искусственного интеллекта.

Хотя AI-перевод позволяет быстро получить первый черновой вариант, важно помнить, что для доработки переводов и обеспечения лингвистической точности необходимо редактирование местными экспертами. Вы можете нанять профессиональных рецензентов на платформе Smartcat через Smartcat Marketplace — одной из крупнейших в мире сетей проверенных экспертов (более 500 000). 

Они могут проверить точность вашего переведенного контента. Инструмент AI sourcing сопоставит ваш контент, язык и потребности проекта с профилями рецензентов, предоставив вам проверенный список экспертов, подходящих для вашего проекта.

После генерации переводов с помощью ИИ вы, ваша команда или приглашенные лингвистические рецензенты можете просматривать переведенный контент параллельно с контентом на исходном языке в интерфейсе Smartcat Editor. 

Здесь вы можете доработать переводы, исправить неточности и обеспечить единообразие всего документа. Редактор предоставляет удобную среду с интуитивно понятными инструментами редактирования, что делает процесс проверки эффективным и беспроблемным. Он также фиксирует изменения и активность команды для эффективного управления проектами.

Когда вы будете удовлетворены переводом, скачайте или экспортируйте локализованный документ Word. Smartcat предлагает различные варианты экспорта, включая документы Word, DOCX, PDF, Excel, XLSX, PPTX, TXT, Powerpoint и другие форматы файлов, обеспечивая совместимость с вашей предпочтительной платформой публикации. Скачивание готового документа означает завершение процесса перевода. Теперь ваш документ готов к распространению среди целевой аудитории.

ИИ Smartcat запомнит ваши предпочтительные переводы, правки, глоссарий и другие элементы, сохранит их в вашем Smartcat Drive и автоматически применит к будущим переводам. Это ускорит ваши следующие проекты и поможет постоянно улучшать качество и обеспечивать единообразие бренда во всем переведенном контенте.

Перевод имеет важное значение для эффективного общения компаний с разнообразной аудиторией, позволяя им преодолевать языковые барьеры и выходить на новые рынки — эта потребность нашла отражение в рынке языкового перевода NLP, который, по прогнозам, в 2025 году достигнет в США примерно 9,9 миллиарда долларов.[1] В 2023 году английский язык был, безусловно, самым распространенным языком в мире, за ним следовали китайский и хинди.[3]

До централизации своих переводческих услуг город Сиэтл имел децентрализованную систему, в которой каждый департамент отвечал за привлечение языковых услуг по мере необходимости. Такой фрагментарный подход был неэффективным и часто приводил к дублированию усилий и нестабильному качеству. Из-за отсутствия центральной базы данных, в которой хранились бы все переводы, различные департаменты могли в конечном итоге переводить один и тот же документ несколько раз. Помимо увеличения затрат, это также могло привести к тому, что один и тот же термин мог переводиться по-разному в разных департаментах, что могло сбивать с толку и вызывать разочарование у жителей с ограниченными языковыми навыками.Первым делом город Сиэтл централизовал перевод документов, начав работать с Document Translation Agent от Smartcat. Онлайн-характер этого инструмента упростил доступ к нему для распределенных сотрудников города, а его многочисленные функции, такие как переводческая память, глоссарии и инструменты контроля качества, помогли оптимизировать рабочие процессы и ускорить работу, сохранив при этом высокое качество.

Переводя контент на родной язык целевой аудитории, компании могут повысить релевантность бренда, укрепить доверие и, в конечном итоге, стимулировать рост как на местных, так и на международных рынках — что неудивительно, учитывая, что почти половина интернет-пользователей на таких рынках, как Индонезия, сообщают, что еженедельно используют онлайн-инструменты перевода.[2]

Этот процесс не ограничивается простым переводом. Локализация, то есть искусство адаптации и доработки контента с учетом культурных нюансов и предпочтений целевого рынка, является ключом к успеху в глобальном бизнесе. Любой отдел компании, работающий с более чем одним языком, может извлечь выгоду из локализации, включая отделы маркетинга и обучения и развития.

• Маркетинговые команды полагаются на локализованный контент, чтобы установить связь с местной аудиторией, адаптируя сообщения с учетом культурных нюансов и предпочтений. Говоря на языке целевых рынков, компании могут установить более прочные связи, укрепить доверие и, в конечном итоге, повысить лояльность клиентов и рост доходов.

• Команды по обучению и развитию могут использовать локализованные учебные материалы для адаптации и повышения квалификации сотрудников в разных регионах, обеспечивая единообразие в передаче знаний и развитии навыков. Инвестируя в локализацию, компании могут открыть для себя новые возможности для роста, выйти на новые рынки и закрепиться в качестве надежных игроков на мировой арене.

Локализация может быть более трудоемким процессом, чем перевод, но она того стоит. Агент по переводу документов Smartcat может выполнить за вас 95 % работы, но в случае особо важных документов привлечение лингвистов для проверки и редактирования переводов, выполненных искусственным интеллектом, позволит добиться еще более высокого качества. Вот несколько советов о том, как добиться оптимальной локализации ваших документов Word на любой язык.

При переводе текста для новой аудитории учитывайте культурные нюансы, идиоматические выражения и лингвистические предпочтения. Избегайте буквальных переводов и стремитесь к локализации, которая резонирует с культурным контекстом целевой аудитории. Работайте с лингвистами-носителями языка или культурными консультантами, чтобы обеспечить аутентичность и релевантность.

Используйте многоэтапный контроль качества

Для оптимального контроля качества рассмотрите возможность внедрения нескольких этапов в процесс перевода, на каждом из которых будут уточняться важные детали. Например, перевод с помощью искусственного интеллекта, за которым следует редактирование человеком, а затем корректура для повторной проверки всего, что могло упустить локализационные редакторы, — все это обеспечит полный контроль над переведенным контентом.

Такой многоэтапный подход помогает выявить ошибки, несоответствия и культурные неточности, обеспечивая высокое качество конечного продукта, отвечающего самым высоким стандартам. Исправление ошибок может стоить дорого как с точки зрения ресурсов, так и с точки зрения репутации, особенно после того, как документы уже были распространены, поэтому инвестирование в дополнительный контроль качества в процессе локализации всегда является хорошей практикой.

При использовании AI-агентов Smartcat для перевода вашего документа Word рекомендуется пригласить языковых экспертов, знакомых с вашим целевым рынком, для проверки и внесения необходимых изменений в локализацию, чтобы обеспечить точность перевода. Если в вашей команде еще нет местных экспертов, вы можете легко найти их на Smartcat Marketplace.

Форматирование играет важную роль в локализации документов. Убедитесь, что переведенный текст сохраняет исходное форматирование, включая стили шрифтов, размеры и выравнивание. Обратите особое внимание на такие элементы, как маркированные списки, нумерованные списки и отступы, чтобы сохранить визуальную привлекательность и читаемость документа. При необходимости можно изменить размер шрифта, организацию абзацев или другое форматирование, чтобы сделать текст более читабельным на языке перевода. Вот руководство по работе с редактором Smartcat:

Совет по работе с Word: вас раздражает, что в Word интервалы или форматирование не соответствуют вашим требованиям? На панели инструментов «Главная» нажмите кнопку «Показать/скрыть скрытые символы» (она обозначена символом абзаца, например: ¶), чтобы включить скрытые символы в Word. Это покажет символы, которые влияют на форматирование документа, и поможет вам настроить все так, как нужно.

Локализуйте специальное форматирование

Специальные элементы форматирования, такие как нижние колонтитулы, верхние колонтитулы, даты и время, требуют тщательной локализации для сохранения точности и релевантности. Важно убедиться, что эти элементы правильно переведены и отформатированы в соответствии с языком и регионом перевода.

Например, в американском варианте английского языка используется другой формат даты (MM/DD/YYYY), чем в британском (DD/MM/YYYY). Аналогично, в документах, предназначенных для США, следует использовать имперские единицы измерения (дюймы, футы, фунты, галлоны), а не метрические (сантиметры, метры, килограммы, литры). В некоторых странах дроби обозначаются точкой (.), а в других — запятой (,). В разных странах по-разному используются кавычки и восклицательные знаки в цитатах.

Для обеспечения бесперебойного процесса локализации необходимо сотрудничать с местными экспертами, которые хорошо разбираются в специальных требованиях к форматированию.

Графика и визуальные элементы также должны быть локализованы в соответствии с предпочтениями и культурными нормами целевой аудитории.Переведите любой текст в изображениях или графике и, при необходимости, замените изображения на альтернативные, соответствующие культурным нормам.

Например, красный цвет используется на похоронах в Южной Корее, и написание имени человека красным цветом в документе может принести несчастье.[4] Однако тот же цвет символизирует удачу и процветание в Китае. Вот почему важно привлекать экспертов по локализации и рецензентов к работе над визуальными и текстовыми элементами ваших документов.

Агент перевода изображений Smartcat Image Translation Agent обнаруживает и переводит текст внутри файлов изображений с помощью технологии OCR, а затем воссоздает изображение с переведенным содержанием — без необходимости ручной работы над дизайном. Этот агент позволяет переводчикам и локальным экспертам работать как с текстовыми, так и с визуальными элементами, обеспечивая бесшовную интеграцию локализованной графики.

Следуя этим советам и используя возможности агента перевода документов Smartcat, вы сможете с уверенностью переводить и локализовывать свои документы Word для новой аудитории с высокой точностью и эффективностью.

Этот агент позволяет вам:

• Мгновенно переводить брифы кампаний, учебные документы, одностраничные документы и многое другое

• Сохранять форматирование и макет, чтобы контент был готов к использованию, а не требовал доработки

• Обеспечить единообразный тон, терминологию и брендинг на всех языках

• Сократить время выполнения заказа и уменьшить необходимость в ручном контроле качества и координации поставщиков

КомандаStanley Black & Decker также регулярно использует удобный агент перевода документов Smartcat. Они обнаружили, что могут быстро загружать или перетаскивать документы любого формата, такие как Google Docs, Google Sheets, Word, VTT, Excel, InDesign или PDF, и мгновенно переводить ихмгновенно переводить, сохраняя при этом форматирование документа.