Платежи в переводческой индустрии – Как автоматизировать выставление счетов

Как переводческие компании могут сократить общие затраты на процесс оплаты вдвое, что приведет к росту EBITDA до 50%.

Ключевыми факторами, способствующими росту переводческого бизнеса, являются его продажи и маркетинговые усилия, а также масштабируемость производства, где важную роль играет автоматизация платежей. Хотя на ранних этапах эффективность платежного процесса часто игнорируется, она быстро становится важной, когда ваш бизнес начинает расти. Вы можете начать бизнес по предоставлению языковых услуг (LSP) с несколькими поставщиками. Но по мере роста вы начнете работать с десятками, а затем и сотнями фрилансеров, каждый из которых выполняет несколько заданий в месяц. Таким образом, вам нужно будет рассчитывать начисления за несколько сотен заданий каждый месяц, а затем производить оплату с использованием предпочтительных методов поставщиков. К тому времени вы, вероятно, наймете нескольких сотрудников для обработки всего процесса выставления счетов и выплат. По мере увеличения объема рутинной работы выставление счетов и выплаты становятся узким местом в вашем рабочем процессе. Несмотря на то, что вы можете хорошо справляться с продажами, маркетингом и переводом как таковыми, вы можете достигать небольшого прогресса из-за неэффективного выставления счетов и выплат. Тогда вам необходимо автоматизировать эти процессы, если вы хотите выйти на уровень, на котором вы сможете с комфортом управлять сотнями или тысячами поставщиков и клиентов по всему миру.

Еще одним значительным препятствием для роста является получение платежей от клиентов из-за рубежа. В странах с менее развитыми финансовыми рынками этот процесс может быть сопряжен с большими трудностями для обеих сторон. Клиенты сталкиваются с проблемами при осуществлении банковских переводов в эти страны и могут выбирать поставщиков из США или ЕС только потому, что с ними проще рассчитываться. К тому же, расходы на обязательный обмен валюты и комиссии за простой зачисление денег на их местный счет могут быть довольно высокими.

Общаясь с тысячами наших пользователей по всему миру, мы нашли способ, который поможет вам избежать типичных ошибок и стать более конкурентоспособными и быстрорастущими за счет автоматизации управления цепочкой поставок и, в частности, платежных операций.

Ниже приведены шесть ключевых процедур, которые поставщики языковых услуг могут автоматизировать для повышения эффективности и увеличения прибыли до 50%.

Вам не нужно заключать отдельные договоры с каждым фрилансером или поставщиком языковых услуг. Вы подписываете один договор на оказание переводческих услуг с Smartcat и оплачиваете один счет, который включает в себя платежи всем поставщикам, которых вы наняли в течение этого периода. Вы можете настроить условия оплаты, поэтому вам не придется менять текущие процедуры выплаты вознаграждения.

Smartcat автоматизирует выплаты и оформление документов для каждого отдельного фрилансера или поставщика языковых услуг (LSP).

Представьте, что вам не нужно поддерживать все эти соглашения и обрабатывать сотни ежемесячных транзакций. Одно только это изменение окажет огромное влияние на вашу эффективность, особенно если у вас уже есть десятки (и их число продолжает расти) активных поставщиков.

Если вам повезло находиться в экономически развитой стране и осуществлять платежи только в пределах ее границ, транзакционные издержки могут быть относительно невелики. Но если ваш платежный процесс охватывает более чем пару стран с благоприятными условиями, вы неизбежно потратите до 5–10 % только на комиссионные за денежные переводы. И вы можете не видеть четко, на что вы тратите свои деньги, поскольку анализ этих транзакций занимает еще больше времени. Это не включает время, которое вы тратите на согласование способов оплаты, переговоры по соглашениям, рассмотрение налоговых последствий и согласование способа распределения комиссий с получателями платежей. Обычно вы склонны забывать, игнорировать или просто затрудняетесь рассчитать эти добавления к транзакционным издержкам. Вы оцениваете расходы на выплаты как простые прямые транзакционные издержки, а затем удивляетесь, куда делась маржа.

С Smartcat вам достаточно просто сделать один банковский перевод или онлайн-платеж по карте на своих условиях, и все готово. Остальное происходит автоматически и под контролем Smartcat.

Разные страны по-разному подходят к вопросам налогообложения платежей от компаний физическим лицам. То же самое касается и трансграничных платежей. Все эти различия в налогообложении при работе с фрилансерами являются пережитками прошлого, когда бизнес не был таким глобальным, как сейчас, и компании не так часто работали с удаленными фрилансерами, как сегодня. В сфере перевода, если вы хотите расти, вам придется иметь дело с языковыми парами, отличными от вашего родного языка, поэтому вам придется работать с фрилансерами из разных стран. В среднем только 10 % людей, участвующих в деятельности переводческой компании, являются штатными сотрудниками, остальные — фрилансеры со всего мира. Но различия все еще существуют, и вы не хотите, чтобы ваша бухгалтерская команда тратила время на изучение рисков, связанных с налогообложением и соблюдением нормативных требований. Чтобы работать эффективно и в больших масштабах в таких условиях, у вас должен быть прозрачный и унифицированный процесс массовых выплат всем поставщикам по всему миру.

Вам не нужно думать о налогах, которые необходимо уплатить, или о формах, которые необходимо собрать, в зависимости от налогового резидентства вашего получателя платежа.

И вам не нужно менять свои юридические и финансовые рамки, чтобы идти в ногу с постоянными изменениями в налоговом законодательстве, особенно если вы работаете с десятками стран. Поддержание одного соглашения с Smartcat — это просто и прозрачно. И вы всегда можете быть уверены, что полностью соблюдаете налоговые требования.

Привлечение новых поставщиков никогда не было легкой задачей. Они, как правило, задают много вопросов, прежде чем соглашаются с вашими условиями и готовы приступить к своей первой реальной работе. Ваши менеджеры по работе с поставщиками должны проверять тарифы поставщиков, схемы скидок, а также условия и способы оплаты, в результате чего у них снова появляется больше бумажной работы. Иногда это приводит к тому, что вы не добавляете в свою команду успешно проверенного поставщика, которого действительно хотели бы видеть в своей команде. Эти проблемы, как правило, возникают снова, даже если первый этап прошел успешно: поставщики постоянно меняют свою финансовую и коммерческую информацию, и вы тратите все больше усилий на каждого нового поставщика.

В качестве альтернативы вы можете просто поручить эту задачу Smartcat и больше не беспокоиться об этом.

Поставщики тоже становятся более довольными. Они имеют доступ ко всем своим данным и могут управлять ими онлайн 24/7, могут просматривать условия и выбирать из различных способов оплаты для каждой страны. Исходя из нашего опыта работы с LSP в разных странах, до половины времени, которое они тратят на управление поставщиками, уходит на подключение поставщиков и последующую постоянную сверку условий. Другая половина обычно уходит на поиск и тестирование. Таким образом, избавившись от этой нагрузки, вы повышаете эффективность работы вашей команды VM в два раза.

Выставление счетов занимает много времени, если ваши проект-менеджеры должны вручную вести всю статистику по проекту и рассчитывать сумму, причитающуюся каждому поставщику. Обычно они делают это в таблице или системе управления переводами (TMS) и не могут автоматически отслеживать работу, выполняемую поставщиками. Поэтому им приходится делать это каждый раз, когда что-то меняется, а в проекте по переводу что-то меняется постоянно. Количество оплачиваемых слов может измениться после завершения проекта из-за совпадений в TM. Некоторые поставщики могут не успеть выполнить задание к сроку, поэтому менеджерам проектов приходится добавлять новых поставщиков и пересчитывать первоначальное количество слов. И так далее, и так далее. Для многих поставщиков языковых услуг это повседневная рутина.

Теперь представьте, что большинство этих расчетов выполняется автоматически во время выполнения задания. Вы получаете полную прозрачность и уверенность в том, сколько вы должны любому поставщику в любой момент времени.

У вас всегда есть все необходимое для планирования денежных потоков. А поставщики могут отслеживать онлайн, сколько денег они заработали за определенный период. Обычно это освобождает до 10% рабочей нагрузки ваших менеджеров проектов и бухгалтерии. А это огромная сумма, если пересчитать ее в доход!

Не всегда одинаково удобно оплачивать услуги поставщика за рубежом и внутри своей страны. Это одна из причин, по которой покупатель часто предпочитает иметь дело с местным поставщиком языковых услуг. Есть страны, где эта проблема особенно актуальна, и оплата/получение оплаты может быть сложным для клиента и дорогостоящим для вас. Конвертация в местную валюту, непомерные банковские комиссии за простой перевод денег на ваш счет и еще больше бумажной волокиты — все это не способствует эффективному ведению бизнеса и его быстрому расширению. Наиболее очевидным решением является регистрация и ведение собственного юридического лица в другой стране, например, в США, что упростит финансовые операции для вас и вашего клиента. Идея неплохая, но она требует некоторых первоначальных вложений, как денежных, так и временных, и это может оказаться дороже, чем сама стоимость транзакций. Кроме того, это требует затрат на обслуживание, и вам не хочется, чтобы ваш дорогой американский бухгалтер напутал что-нибудь с вашими многочисленными фрилансерами из разных стран. Не все из них имеют необходимую специализацию для работы с поставщиками из разных стран. И вам не хочется нанимать еще более дорогого юриста, если что-нибудь пойдет не так с налогами.

Простым, надежным и доступным способом будет привлечение Smartcat в качестве партнера, который будет выставлять счета вашим клиентам от вашего имени, где и когда вам это нужно.

Прелесть этой схемы заключается в том, что, помимо устранения хлопот, связанных с получением платежей от клиентов из-за рубежа, она позволяет использовать те же деньги для оплаты услуг фрилансеров в любой точке мира, что исключает дополнительные транзакции. Таким образом, вы можете удвоить свою эффективность по сравнению с простой автоматизацией выставления счетов и выплат.

По словам некоторых наших пользователей, автоматизация шести вышеперечисленных процедур позволила им сократить общие расходы на платежи вдвое, что привело к росту EBITDA на 50%.

Повышение эффективности дает вам преимущество над конкурентами в регионе, ускоряя ваш глобальный рост.