Управление проектами перевода, которое экономит время и деньги (или как быть лягушкой)

Управление проектами. Не самая привлекательная концепция. Объемные картотеки, стук печатных машинок и сильный запах дыма в обшитых деревом офисах — кто-нибудь смотрел сериал «Безумцы»?

Хорошо, в бизнесе все уже не так, как раньше. Сегодня все сводится к смартфонам, электронной почте и облачным технологиям (а теперь к этому списку можно добавить еще и удаленную работу). Но изменили ли вы свой подход к работе над проектами, а также оборудование и оформление рабочего пространства? Что касается перевода, вы можете удивиться, обнаружив, что ваш подход к управлению проектами нуждается в обновлении. Что еще более важно, это может стоить вам времени и денег.

Помните историю о «кипящей лягушке»? (Я знаю... оказывается, лягушка не просто сидела бы там, пока температура воды повышалась, но прошу вас, доверьтесь мне ради аналогии.) Если вы не знаете эту историю, прочитайте о кипящей лягушке, прежде чем продолжить.

Итак, следуя логике истории, если вы только начали расширять свой бизнес на международном уровне и поставили перед собой цель наладить надежный процесс локализации с использованием новейших технологий управления переводом (то есть, если вы не лягушка, которую только что бросили в кастрюлю с кипящей водой и вы сразу же выпрыгнули из нее), вы, вероятно, все еще переводите свой контент по-старинке (то есть вы лягушка в кастрюле, вы уже давно там, и все в порядке).

Перевод по старинке означает, что проекты могут занимать от нескольких дней до нескольких недель и часто сопровождаются шквалом писем с брифами, вопросами, файлами, контрактами, платежами и т. д.

Правда в том, что в этом подходе нет ничего плохого (т. е. быть лягушкой в кастрюле). Он может подойти вам, если вы ведете небольшой бизнес и не особо беспокоитесь о том, сколько времени потребуется на перевод (т. е. вы — лягушка в кастрюле, а вода приятная и прохладная).

Но кто может быть спокойным в бизнесе? Скорее всего, вам пригодится ускорить работу в этом мире, где все должно быть сделано немедленно (т. е. вода в кастрюле уже не такая прохладная и освежающая). Фактически, рост вашего бизнеса, вероятно, зависит от этого. Вода нагревается, возможно, даже начинает кипеть. Вы все еще в кастрюле.

Извините за драматическую аналогию, но вы понимаете, о чем я. В двух словах, потребность в скорости стала стандартом в бизнесе, и старый подход к управлению переводческими проектами больше не является эффективным с точки зрения времени и затрат.

Поэтому пришло время избавиться от ненужных задач, эффективнее использовать время и автоматизировать повторяющиеся задачи. Но как? Давайте разберем цикл переводческого проекта, чтобы понять, как это сделать.

Подготовка всего необходимого до начала перевода может потребовать много времени и усилий. Необходимо определить, что именно нужно перевести, а также оценить стоимость проекта, необходимые ресурсы и сроки. Это может включать в себя загрузку файлов, подсчет количества слов, загрузку рабочих файлов, настройку переводческих памятей и глоссариев, а также установку сроков выполнения каждой задачи.

Проблема: вы тратите слишком много времени на настройку переводческих проектов.

Решение: 🐸Найдите универсальную платформу для перевода, которая централизует весь процесс и позволяет автоматизировать настройку проектов. 🐸

Пришло время найти лингвистов для проекта. Если у вас нет собственной команды переводчиков, вам придется искать независимых подрядчиков для работы над вашими переводами. Это включает в себя поиск и оценку их доступности, опыта, знаний и ставок, а также других факторов. (Многие менеджеры переводческих проектов считают, что это самая сложная часть работы. Возможно, у вас есть идеальный кандидат, но когда вы свяжетесь с ним, окажется, что он не доступен в нужное вам время или что его ставки значительно выросли с момента вашего последнего сотрудничества).

После того как вы найдете подходящих лингвистов, вам нужно будет проинформировать их, отправить файлы, назначить задачи и ответить на все их вопросы. Это означает больше переписки — что не только отнимает ваше время, но и задерживает процесс перевода.

Проблема: вы тратите слишком много времени на поиск и адаптацию переводчиков.

Решение: 🐸Найдите рынок поставщиков переводческих услуг, который прост в использовании — быстро находите цены, доступность и историю сроков выполнения заказов поставщиков, чтобы нанимать их с уверенностью🐸

Кроме того, использование платформы для перевода, которая имеет как торговую площадку, так и CAT-инструментом, вы значительно сэкономите время — вы источник лингвистов и выполнять переводы в одном месте. Это также способствует долгосрочному сотрудничеству с профессионалами на рынке и укрепляет стабильное качество переводов. Фактически, даже если у вас есть штатные переводчики, стоит собрать всех на одной платформе и работать вместе в синхронизации.

Когда все приступят к выполнению своих задач, вам, вероятно, захочется время от времени проверять, как продвигается работа. Если переводчики используют разные инструменты перевода, это означает, что у вас не будет быстрого и простого способа проверить прогресс, если только вы не свяжетесь с переводчиками напрямую. Это приведет к еще большему количеству писем и еще большему количеству прерываний в работе переводчиков.

Проблема: вы либо тратите слишком много времени на проверку работы переводчиков, либо действуете вслепую, надеясь, что все идет по плану.

Решение: 🐸Используйте прозрачной платформой для перевода, которая позволяет вам видеть ход работы (и своевременно выявлять любые проблемы)🐸

После завершения перевода необходимо собрать все файлы, проверить, что все файлы собраны правильно, и опубликовать контент (например, загрузить его в CMS, такую как WordPress).

После этого контент необходимо проверить еще раз, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям и имеет смысл в контексте. Все эти шаги занимают время и могут привести к человеческим ошибкам, особенно если человек, загружающий контент, не владеет переведенным языком.

Решение: 🐸Используйте платформы перевода, которая автоматизирует доставку контента в вашу CMS🐸

Выбрав платформу для перевода с интеграцией CMS, вы сможете автоматически импортировать и экспортировать контент, что сэкономит вам часы работы и предотвратит ошибки.

Платежи технически не являются частью проекта, но кто-то должен следить за тем, чтобы поставщики получали оплату своевременно и в полном объеме. Это включает в себя расчет всех платежей, настройку способов оплаты для поставщиков, проверку налогового законодательства каждой страны и обеспечение того, чтобы все получали правильные суммы.

Проблема: вы тратите слишком много времени на выставление счетов и платежи.

Решение: 🐸Настройте автоматизированную систему оплаты, которая позволяет оплачивать всех поставщиков за один раз🐸

Комплексная система оплаты, интегрированная в вашу платформу перевода, автоматически рассчитает выплаты для каждого поставщика и позволит вам оплатить всех одним счетом. Система выставления счетов и оплаты также должна иметь встроенную налоговую информацию для всех стран, чтобы избавить вас от необходимости выяснять все это самостоятельно.

Так вы все еще действуете по принципу «лягушка в кастрюле»? Вы осознаете, сколько времени тратите на все эти дополнительные мелочи на каждом этапе процесса локализации? Все это складывается — и многое из этого можно было бы избежать.

Команда Smartcat долго и тщательно размышляла над тем, как лучше всего помочь компаниям сделать их процессы перевода более эффективными, то есть как сделать их быстрее и дешевле, не жертвуя качеством перевода. Результатом стала Smartcat Autopilot.

Smartcat Autopilot предназначен для автоматизации ключевых этапов процесса перевода:

• Поиск переводчиков, соответствующих требованиям вашего проекта (бюджет, доступность, специализация и т. д.)

• Распределение работы между переводчиками для равномерной нагрузки

• Назначение переводческих заданий выбранным поставщикам

• Контроль за ходом работы на каждом этапе

• Настройка автоматических платежей всем поставщикам

Автоматизировав все эти, казалось бы, простые, но трудоемкие задачи, вы сэкономите время, снизите затраты и обеспечите высокий уровень качества переводов.

Готовы выбраться из кипящей воды и сделать управление переводческими проектами в вашей компании более эффективным?

🐸Покажите мне, как я могу сэкономить время и деньги с помощью Smartcat🐸