sovety-kak-upravlyat-ehffektivno
В каждодневной работе менеджера по локализации много однообразных, повторяющихся действий, однако — увы! — слишком мало времени, чтобы оптимизировать процессы и улучшить контроль качества. Хотите меньше кликать мышкой и находить верные решения в любых ситуациях? Делимся парой идей, как этого достичь.

Трудно, но увлекательно

Управлять локализационными проектами непросто, но — согласитесь! — очень интересно. Хотя для, чтобы делать это эффективно, нужны знания из самых разных областей: технологий, лингвистики, финансов, работы с людьми. Соответственно, на плечи менеджера проектов ложится уйма дел: бюджеты, проекты, процессы, общение с клиентами и исполнителями. Плюс, нужно понимать аудиторию каждого заказчика, чтобы переводы соответствовали культуре региона.

Менеджер проектов должен одновременно обладать организаторскими способностями библиотекаря и навыками планирования главнокомандующего армии. Однако даже если вы настоящий профи, накладки случаются — особенно если нет системного подхода и нужных инструментов.

1. Управляйте ожиданиями

Менеджеры локализационных проектов постоянно находятся под давлением: нужно делать всё больше и больше и при этом укладываться в сроки — либо по возможности сдвигать их. Научитесь не только ставить реалистичные дедлайны и соблюдать их, но и аргументированно отстаивать свою позицию. Неуверенными ответами («наверное», «постараемся») вы обрекаете себя на недели, а то и месяцы стресса.

Ваше «да» должно быть не только твёрдым, но и взвешенным. Сперва оцените масштаб проекта. Вам наверняка известно, сколько времени в среднем занимает перевод, редактура или вёрстка определённого объёма текста. Если затрудняетесь дать оценку, попробуйте в дальнейшем отслеживать скорость выполнения каждого типа задач по таймеру. Или спросите самих исполнителей, сколько времени уходит у них на типовые задачи.

Оценив продолжительность проекта, определите дату его завершения, но лучше не конкретную, а диапазон дат с запасом по времени и бюджету. Например, добавив пару недель к сроку или плюс 10 тысяч к бюджету, вы избавите себя от лишних беспокойств о том, что потратите слишком много времени или денег. Клиент, в свою очередь, будет доволен скоростью — или «экономией».

2. Подружитесь с технологиями

Никто не любит рутину: кликнуть сюда, скачать здесь, загрузить тут. Технологии могут избавить вас от всего этого. Автоматизируйте процессы и возьмите на вооружение удобные инструменты — и для того, и для другого есть целые системы, которые позволяют:

  • Ставить исполнителям задачи
  • Давать им инструкции
  • Рассчитывать бюджеты
  • Находить специалистов.

Среди переводческого ПО есть целый ряд облачных решений для управления локализацией. Эти системы управления переводами (TMS, Translation Management System) позволяют работать совместно с коллегами в режиме онлайн, стоят недорого, а обновляются чаще, чем их традиционные десктопные аналоги. Smartcat — одна их таких систем. Наша платформа позволяет менеджерам в 10 раз сократить количество выполняемых вручную действий по сравнению с традиционным набором «TMS + CAT + таблицы». Благодаря централизованному и всеобъемлющему подходу Smartcat избавляет от необходимости постоянно переключаться между каналами общения, вкладками браузера и разрозненными инструментами. Кроме того, с помощью функции умного распределения проектов вы сможете ставить задачи исполнителям на 30% быстрее, чем по электронной почте. В EthnoLink отказались от управления вручную — компания внедрила облачную TMS-систему и сократила финансовые и временные издержки на 24%.

Попробуйте перед покупкой

Какое бы ПО вы ни использовали, постарайтесь убедиться в том, что оно действительно облегчит вам жизнь. Составьте список самых острых проблем, а затем опробуйте программу в демо-режиме или на тестовом проекте — так будет нагляднее, чем изучать описания функций. По ходу работы отмечайте, какие проблемы программа решает, а какие — нет. Может даже откроете для себя новые полезные функции!

3. Планируйте вместе

Нежели терзаться преждевременными тревогами, полезнее заранее обдумать и составить план действий.
Уинстон Черчилль

Мы часто строим планы в голове, но удержать их в памяти не всегда удается. Особенно, если нужно делегировать исполнителям десятки разных задач с разным приоритетом.

Чтобы уложиться в сроки, составьте чёткий план и выстройте последовательность шагов. Поделитесь этой информацией с исполнителями — так им станет понятнее, что предстоит делать. Ваш руководитель тоже будет рад узнать, что у вас всё под контролем. Кроме того, в дальнейшем эти материалы можно будет использовать в качестве презентации при общении с потенциальными клиентами. Smartcat даёт доступ к мощным организационным инструментам, позволяя выстраивать рабочие процессы любой сложности и гибко управлять ими в режиме реального времени.
workflow-2
Распланируйте работу над проектом, чтобы не упустить ничего важного.

Проконсультируйтесь с командой

Какой бы багаж знаний и опыта у вас ни был, вам вряд ли известны все нюансы работы каждого специалиста. Спланируйте следующий проект совместно с участниками вашей команды — вовлекая людей в процесс, вы наверняка получите от них более качественный результат. Некоторые менеджеры пытаются организовать всё самостоятельно, однако чужой опыт и мнение со стороны бывают очень полезными. Согласитесь, что обсудить с исполнителями оптимальные пути решения их же задач — здравая идея. Кроме того, ощущая важность своей роли и причастность к успеху проекта, участники наверняка будут работать на совесть.

А если своей команды у вас нет, нужную информацию можно получить на переводческих форумах и других профессиональных площадках. У пользователей Smartcat есть собственное онлайн-сообщество. Смело задавайте вопросы или просите совета — многим участникам будет интересно поделиться идеями.

4. Пишите инструкции

Самая большая проблема в общении — это иллюзия, будто оно действительно произошло.
Джордж Бернард Шоу

Полагаясь в работе на то, что все поняли суть задачи одинаково, вы рискуете подвести и себя, и других. Давайте людям чёткие инструкции — чем подробнее опишете задачу, тем лучше её выполнят.

Часто менеджеры не дают переводчикам практически никаких указаний и потом удивляются плачевным результатам. Даже те, кто научен горьким опытом, пропускают этот шаг, особенно когда сроки поджимают. Помните, что переводчикам известно лишь то, что понятно из контекста. Переделывать работу выйдет дольше и дороже.

В худшем случае вы рискуете завалить весь проект. По данным недавнего исследования, в 29% случаев провал проекта был связан с проблемами в коммуникации.

Контролируйте результаты, давая содержательные указания

Вот некоторые типы ресурсов, с помощью которых вы сможете предоставить исполнителям нужную информацию:

  • Инструкции: список лингвистических предпочтений и руководства по стилю
  • Контекст: скриншоты, примеры или интеграция с CMS-системой.
  • Глоссарии: технические термины, принятые в компании клиента, варианты переводов и написания слов.
  • Описание целевой аудитории (персона покупателя): кому предназначен текст и как сделать его эффективнее?
  • Документация по брендингу: описание корпоративной культуры компании, её ценностей и т. д.

В Smartcat можно легко предоставить переводчикам любые материалы, будь то руководство по стилю, справочные пособия, скриншоты или примечания. А если возникнут вопросы, вы сможете быстро обсудить их в чате или в комментариях к сегментам.
Style-guide-2

5. Учитесь на ошибках

Возьмите за правило проводить с командой разбор выполненных проектов — это поможет вам лучше понимать друг друга, а значит плодотворнее сотрудничать в будущем. Увы, многие менеджеры пропускают этот шаг в жизненном цикле проекта — опять же, из-за нехватки времени. Проговаривать с исполнителями замеченные недочёты — полезная практика. Борьба с ошибками нескончаема, но принять этот вызов — ваш долг!

Чтобы ошибки не повторялись, обсуждайте их со всеми участниками команды или по крайней мере с руководителями. Определять слабые места и делиться выводами — важная часть вашей работы.

В Smartcat есть целый набор инструментов для оценки различных показателей проекта: производительности, скорости, стоимости, качества. Например, отчёт о производительности работы команды покажет ваш текущий уровень эффективности, и с течением времени по таким отчётам вы сможете отследить прогресс. А встроенная система контроля качества поможет избежать ошибок в терминологии, пунктуации, датах и т. д.

Бросайте мартышкин труд, освойте техно-лайфхаки

В работе над локализацией много интересного! Вооружившись современными инструментами, вы сможете быстрее запускать работу над проектами, пристально следить за её ходом и адекватно оценивать результаты на основе точных данных. А ещё будете экономить силы и время, а значит выкроить минутку на заслуженный перерыв станет проще!

Заманчиво, не правда ли? Впрочем, попробуйте Smartcat сами и решите, подходит ли наша платформа для ваших задач. Успехов