Вы предоставили лицензии своей команде. Вы провели обучение. Но несколько месяцев спустя некоторые люди всё ещё толком не используют Smartcat. Они делают перевод вручную, находят обходные пути или тихо избегают платформы.
Если это звучит знакомо, не волнуйтесь. Это не значит, что ваше развертывание провалилось. Это случается во многих командах, и это проблема внедрения, а не техническая. Проблемы усыновления можно решить.
Вот почему это важно. Smartcat становится тем ценнее, чем больше ваша команда его использует. Каждый проект добавляет данные в ваши проверенные переводы и терминологию, благодаря чему машинный перевод со временем становится более точным. Когда люди работают вне платформы, результаты их работы никогда не возвращаются назад. Качественный онбординг — это не просто галочка, которую ставят один раз. Именно так вы гарантируете получение максимальной отдачи от своих инвестиций.
Ключевые выводы
Низкий уровень внедрения платформы — это организационная проблема, а не технический сбой. Определение того, сталкивается ли ваша команда с недостатком удобства использования или с сопротивлением изменениям, позволяет применить к ситуации стратегии, ориентированные на перевод, которые стимулируют ежедневное использование платформы.
Постепенное, поэтапное развертывание обеспечивает более высокую вовлеченность в долгосрочной перспективе. Начиная с малого с пилотными группами и демонстрируя ощутимые результаты с использованием аутентичного контента от команды, вы создаете естественный импульс для развития во всех отделах.
Упрощенное внедрение и рабочие процессы снижают трудности для пользователя. Использование предварительно настроенных шаблонов проектов, доступа на основе ролей и оптимизированных этапов рецензирования помогает членам команды быстро обрести уверенность.
Непрерывный мониторинг и регулярное обучение поддерживают внедрение с течением времени. Использование встроенной аналитики проекта помогает отслеживать шаблоны использования, отмечать первые успехи и заблаговременно поддерживать членов команды, которые отстают.
Сначала выясните, почему
Начните с определения того, с какой из двух проблем вы столкнулись.
Разрыв в удобстве использования. Люди хотят использовать Smartcat, но заходят в тупик. Возможно, какой-то шаг непонятен или шаблон не подходит для их стиля работы. И они сдаются. Решение простое: короткий тренинг, небольшая доработка шаблона или посещение портала поддержки.
Сопротивление переменам. Некоторым людям удобен их привычный способ работы, такой как ручной перевод или электронные таблицы, и переход на что-то новое кажется им лишней работой. Это абсолютно по-человечески. Помощь заключается в том, чтобы упростить переход и укрепить уверенность благодаря небольшим победам.
У большинства команд есть и то, и другое. Начните с того, что побольше.
Тревожные признаки, на которые следует обратить внимание
Люди редко говорят об этом вслух, поэтому обратите внимание на следующие признаки:
Контент переводится, но не в Smartcat. Это значит, что кто-то всё ещё работает по-старому. Их работа не сохранена в вашу TM и не проверена по вашему глоссарию.
Люди пропускают тренировки. Часто человек еще не видит в этом ценности или чувствует, что немного отстает. Дружеская встреча один на один может оказать большую Помощь, чем очередное приглашение в группу.
Одна команда отстает, в то время как у остальных все в порядке. Если один офис или регион испытывает трудности, причина, вероятно, носит локальный характер. Возможно, менеджер пока не поддерживает назад это изменение.
Внедряйте это небольшими шагами
Start small. You don't need to win everyone over at once.
Pick a pilot group. Choose a small, willing team or one champion, ideally someone their peers respect.
Use their real content. Run their actual work through Smartcat, not a generic demo. People trust results they see on material they know.
Let the results speak. Once the pilot group gets a clear win, like faster turnaround, less rework, or consistent terminology, let word spread. Colleagues are often your best advocates.
This takes longer than a big announcement, but the change lasts.
Как компания Cummins создала свое подтверждение концепции в Smartcat
Николь Морган, директор по глобальным продажам и поддержке послепродажного обслуживания в Cummins, провела реальное тестирование вместо того, чтобы просто просить людей поверить на слово. Её команда оценила важнейший, сложный документ — Mining Value Package, представляющий собой обширную презентацию PowerPoint, разработанную для демонстрации совокупной стоимости владения и технических преимуществ клиентам.
Сделайте первое знакомство простым
Удачный первый опыт вселяет уверенность:
Используйте шаблоны проектов. Шаблон проекта уже включает в себя языки, этапы рабочего процесса, TM и глоссарий. Пользователи выбирают один вариант на главном экране и приступают к работе.
Начните с рабочего процесса, состоящего из двух этапов рабочего процесса. Машинный перевод плюс один этап рецензирования подходит для большинства типов контента. Вы можете добавить больше этапов позже.
Показывайте людям только то, что им нужно. Если кто-то занимается только рецензированием переводов, ему нужен только редактор (вот как рецензировать машинный перевод). Роли пользователей позволяют предоставить доступ к настройкам администратора и шаблонов тем людям, которые отвечают за эти задачи.
Помощь давним пользователям оставаться в курсе
Команды, которые используют Smartcat уже некоторое время, тоже могут многое упустить. Они придерживаются того, что узнали сначала, и упускают из виду новые возможности. Это легко исправить:
Присоединяйтесь к вебинарам Smartcat, таким как Smartcat Live: The Quarterly Launch.
Проводите короткие внутренние встречи со своей командой примерно раз в квартал, чтобы обновить знания.
Внедряйте по одной новой функции за раз и показывайте, какую помощь она приносит этой команде.
Проводите эти занятия отдельно от вводного обучения новых сотрудников.
Новые члены команды могут вместо этого начать с руководств по началу работы.
Отслеживайте свой прогресс
Усыновление часто незаметно, пока вы не начнете его искать. Статистика проекта Smartcat показывает, какой объем работы был назначен и завершен каждым участником в каждом проекте. Это позволяет увидеть, кто на самом деле пользуется платформой.
Используйте их, чтобы:
Время от времени проверяйте команды, в которых вы не уверены.
Празднуйте первые победы. Поделитесь отличными результатами пилотной команды с руководством и другими командами.
Предлагайте поддержку заблаговременно. Если кто-то давно ничего не завершил по работе, свяжитесь с ним для дружеского, ненавязчивого чата.
Онбординг в Smartcat: ресурсы для Помощи вам
Успешное внедрение начинается с качественной адаптации. Когда люди осваивают Smartcat так, как это подходит для их работы, гораздо выше вероятность, что он станет частью их повседневной жизни. Вот что доступно для Помощи.
Руководства по началу работы в зависимости от роли
Каждое руководство сосредоточено на том, что наиболее важно для этой роли:
Администратор рабочего пространства, для людей, которые могут настроить рабочее пространство и осуществлять управление им.
Участник команды, для участников команды, которые работают в Smartcat изо дня в день.
Штатный рецензент — для коллег, которые проводят рецензирование и утверждают переводы.
Руководства по началу работы по отделам
Посмотрите, как такие же команды, как ваша, используют Smartcat:
Вы также можете просмотреть все руководства по началу работы в одном месте. Если ваша команда работает с ИИ-коллегами, начните со статьи «Начало работы с Chief of Staff и ИИ-коллегами Smartcat».
Курс «Начало работы со Smartcat»
Предпочитаете учиться шаг за шагом? Этот бесплатный курс для самостоятельного прохождения поможет вам пройти путь от нового аккаунта до самостоятельного запуска вашего первого проекта по переводу примерно за 60 минут. Это отличный вариант для новых сотрудников, пилотных групп и всех, кто хочет обновить знания.
Тебе не обязательно делать это в одиночку
Если вы уже провели пилотный проект, упростили рабочий процесс, а внедрение по-прежнему буксует, свяжитесь со своей командой по работе с аккаунтом. Запросите сессию повторного вовлечения для конкретной команды или региона, испытывающего трудности.
Если эта проблема продолжает возникать в разных командах, попросите выделить контактное лицо, чтобы отслеживать внедрение вместе с вами. Подобные запросы — это обычная часть процесса расширения масштабов внедрения. Помощь в том, чтобы вы получили максимум от Smartcat, — это именно то, для чего существует команда вашего аккаунта.
